Attaché.e administratif.ve ou Assistant.e de Direction (H/F) - Montreuil (93)

 

 

Le COS, association nationale engagée dans le secteur social, médico-social et sanitaire – 2 300 salariés et 60 établissements et services – recherche pour son établissement COS Les Sureaux situé à Montreuil (93)
un.e attaché/e administratif.ve ou Assistant.e de Direction (H/F).

 L’attaché/e administratif/ve ou secrétaire de Direction (H/F) des Sureaux est chargé/e d’assister le directeur de l’établissement et la chef de service, dans une structure hébergeant et accompagnant des personnes et familles en demande d’asile et des jeunes en insertion. Elle/Il effectue des tâches complexes dans le domaine administratif impliquant l’analyse, la synthèse et l’exploitation des informations liées aux services de l’établissement et organise et coordonne la transmission et la rédaction des informations.

1.    ASSISTER LA DIRECTION

-    Soutenir la Direction dans l’organisation de l’activité de la structure.
-    Gérer des dossiers administratifs complexes.
-    Développer des outils de gestion, concevoir et créer des supports informatiques, participer à la conception et mettre en forme des processus.
-    Organiser et coordonner les informations liées au fonctionnement de la structure, diffuser des informations, participer à des actions de communication interne et externe, planifier et organiser des manifestations évènementielles.
-    Préparer et agencer des réunions et des espaces de travail.
-    Rédiger des courriers et des compte-rendu de réunion.

2.    ASSURER LA GESTION OPÉRATIONNELLE

-    Suivre les conventions avec l’État et les partenaires.
-    Veiller à la mise à jour des registres de sécurité et de contrôle.
-    Gérer les fournisseurs, établir les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons, administrer les stocks.
-    Faire le lien avec les assurances, suivre les sinistres, les accidents et les pannes.
-    Assurer la gestion locative sur le plan administratif, suivre les baux et les états des lieux, organiser et suivre l’exécution des contrats énergétiques et de maintenance des équipements.
-    Gérer le parc automobile sur le plan administratif, veiller à la maintenance, la révision et les contrôles techniques.
-    Participer à la rédaction et mettre en forme le rapport d’activité.
-    Classer et archiver les dossiers de la Direction.

3.    ADMINISTRER LES RESSOURCES HUMAINES

-    Mettre en place et suivre le processus de recrutement, établir et suivre les promesses d’embauche et les contrats de travail, procéder à la déclaration unique d'embauche, organiser les visites médicales obligatoires.
-    Réaliser le suivi administratif des dossiers du personnel : emploi du temps, maladie, mutuelle, prévoyance, formation.
-    Informer les salariés de leurs droits et devoirs (paie, congés, absence pour maladie / maternité / accident de travail, congés liés à la parentalité, etc.) et les accompagner dans leurs démarches administratives.
-    Préparer et transmettre les éléments variables de paie.
-    Réaliser le bilan social et tenir à jour les tableaux de bord : suivi des effectifs et de l’activité, masse salariale, données sociales.
-    Organiser la logistique des formations, élaborer et transmettre les dossiers administratifs destinés à des organismes externes dans les domaines de la formation et de la reconversion professionnelle, mettre en place et suivre le plan annuel de formation.
-    Collaborer à mettre en place et suivre la politique de prévention des risques et d'amélioration des conditions de travail.
-    Organiser les déplacements du personnel.
-    Gérer la logistique et les registres en lien avec les instances représentatives du personnel.
-    Tenir une veille sur l'évolution de la législation sociale et en assurer l’application en intégrant les règles (droit du travail, convention collective, accords d’entreprise) et procédures du COS ou de l’établissement.
-    Conseiller l’employé/e administratif et d’accueil dans la réalisation de ses missions.

4.    METTRE EN ŒUVRE LA DEMARCHE QUALITE ET LA GESTION DES RISQUES

-    Être référent qualité au sein de l’établissement.
-    Assister la Direction dans le déploiement et la promotion de la démarche qualité au sein de l'établissement et auprès des partenaires.
-    Préparer et participer au Comité de pilotage (COPIL), établir un ordre du jour et un compte-rendu pour chaque réunion.
-    Mettre à jour du Plan d'amélioration de la qualité (PAQ).
-    Gérer le système documentaire : élaboration, rédaction et/ou co-rédaction des documents selon les trames, mise à jour des documents existants, enregistrement / codification dans la base documentaire informatisée de l'établissement, diffusion aux intéressés.

Profil

-    Niveau d’études : Bac+2.
-    3 ans d’expérience.
-    Aisance à travailler avec des personnes en difficulté sociale.

Compétences

-    Compétences techniques / Savoir-faire : Assistanat, rédaction, connaissance droit social, gestion RH et paie, gestion opérationnelle, organisation, bureautique, classement et archivage, amélioration continue.
-    Compétences relationnelles / Savoir-être : Communication, expression orale et écrite, sens de l’initiative, travail en équipe, bonne humeur, bonne distance, bienveillance, diplomatie, politesse, discrétion, adaptation, ouverture d’esprit, présentation, adaptation, ponctualité, polyvalence, pédagogie.

Informations

Poste en CDI à, à pourvoir dès que possible.
Temps plein 35h.
Rémunération : CCNT 51 Cadre administratif Niveau 1 (coefficient 493).

Candidature à adresser à Monsieur le directeur, COS Les Sureaux, 14/16 rue du Midi 93100 MONTREUIL par mail :

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