Lancement de la phase opérationnelle de la réforme de l’évaluation

Suite à la publication du décret relatif à l’accréditation des organismes évaluateurs externes et du décret actualisant le rythme des évaluations, la procédure d’évaluation à destination des ESSMS ainsi que le cahier des charges applicable aux organismes chargés de l’évaluation ont été mis en ligne sur le site de la Haute Autorité de Santé (HAS) le 13 mai 2022.

Publication de la procédure d’évaluation

Seuls les ESSMS mentionnés à l’article L. 312-1 du CASF sont concernés par la procédure d’évaluation de la qualité publiée par la HAS. L’évaluation porte sur le périmètre de l’autorisation délivrée par l’autorité de tarification et de contrôle.

Le référentiel et le manuel d’évaluation publiés par la HAS le 10 mars 2022 sont au fondement de la démarche d’évaluation, l’objectif pour la HAS étant d’harmoniser les pratiques et d’avoir « un cadre lisible et partagé » par tous les ESSMS. Les 157 critères du référentiel ont pour autant un champ d’application modulable, en fonction du secteur d’intervention de l’ESSMS, du type de structure et du profil de public accompagné. Des grilles d’évaluation seront générées automatiquement pour chaque ESSMS à partir de sa catégorie FINESS. Des critères (hors catégorie « impératif ») sont par ailleurs susceptibles de faire l’objet d’une notation « non concerné », au cas où le critère ne semble pas évaluable, ce choix devant alors être justifié lors du remplissage de la grille d’évaluation.

La procédure d’évaluation revient sur les grandes étapes de la démarche d’évaluation externe, à savoir :

• Le calendrier de l’évaluation, qui dépend de la programmation pluriannuelle arrêtée par la ou les autorités de contrôle compétentes (cf. notre analyse sur le décret actualisant le rythme des évaluations) ;
• La sélection de l’organisme qui réalisera l’évaluation, ce qui implique une mise en concurrence de plusieurs organismes évaluateurs accrédités et habilités par la HAS -la liste des organismes autorisés à réaliser des évaluations sera publiée sur le site de la HAS ainsi que sur la plateforme Synaé (voir ci-dessous) ;
• La visite d’évaluation, une fois la sélection finalisée et un contrat établi entre l’ESSMS et l’organisme évaluateur externe. Ce dernier précise notamment le coût et la durée de l’évaluation, ainsi que la composition de l’équipe constituée a minima de deux intervenants.
• Le rapport d’évaluation, qui vise à restituer les résultats de l’évaluation, en mettant en avant les points forts ainsi que les axes d’amélioration identifiés. Le rapport est transmis par l’évaluateur externe à l’ESSMS au plus tard un mois après la visite d’évaluation, et l’ESSMS dispose à son tour d’un mois pour faire part de ses observations, avant de transmettre sa définition définitive à son / ses autorités de contrôles ainsi qu’à la HAS via la plateforme Synaé. Le rapport d’évaluation doit être également accessible publiquement, les modalités de diffusion publique restant à être définies via un décret.

La procédure d’évaluation précise également le contenu de la démarche d’amélioration continue de la qualité, qui remplace l’évaluation interne qui avait lieu auparavant tous les 5 ans. Il n’est donc plus nécessaire à l’ESSMS de faire un rapport d’évaluation interne tous les 5 ans, mais la structure devra continuer à faire mention des actions engagées dans le cadre de la démarche d’amélioration continue de la qualité, ce qui était déjà une exigence au regard de l’article D. 312-203 du CASF. Il est souligné que l’évaluateur externe tiendra compte dans son rapport de la démarche d’amélioration continue de la qualité engagée et de ses résultats.

La procédure d’évaluation indique que l’autoévaluation n’est pas obligatoire mais qu’elle peut permettre d’alimenter la démarche d’amélioration continue de la qualité. A ce titre, les ESSMS qui le souhaitent peuvent utiliser les outils mis à disposition par la HAS (et notamment les grilles d’évaluation, via Synaé) pour faciliter leur appropriation du référentiel et ainsi préparer l’évaluation externe, en complément des démarches internes déjà engagées pour améliorer la qualité.

Mise en ligne du système d’information Synaé

Synaé est une plateforme sécurisée mise en ligne par la HAS, qui centralisera à terme la plupart des informations nécessaires à la conduite des évaluations :  calendrier programmé d’évaluation, liste des prestataires habilités, données FINESS sur les catégories d’établissements, outils d’évaluation, données sur les contrats signés entre l’ESSMS et l’organisme évaluateur, ainsi que les rapports d’évaluation.

A ce jour, Synaé peut être utilisé pour les auto-évaluations : la plateforme permet en effet de générer des grilles qui reprennent les critères du référentiel en fonction du type d’établissement, et également d’extraire les résultats de l’auto-évaluation, pour pas exemple alimenter un plan d’actions.

L’accès à Synaé se fait par le portail de la HAS. Seuls les ESSMS y ont pour l’instant accès,  les organismes évaluateurs accrédités et habilités y auront également accès prochainement. La HAS a mis en ligne un guide utilisateur pour aider les ESSMS dans leur usage de Synaé (création de compte, création d’une auto-évaluation, d’une grille d’évaluation, remplissage des grilles, etc.). La Fédération en tant que tête de réseau associative a demandé à avoir des droits d’accès pour pouvoir accompagner au mieux ses adhérents dans leurs démarches sur Synaé.

Publication du cahier des charges pour les évaluateurs externes

Le cahier des charges fixe des exigences « spécifiques » et « complémentaires » à celles demandées dans le cadre de l’accréditation COFRAC, l’objectif étant de garantir « l’impartialité » et « l’indépendance » des organismes évaluateurs externes. A ce titre, l’organisme doit justifier qu’il n’est pas intervenu en tant que conseiller pour l’ESSMS dans les 2 ans qui précèdent la réalisation de l’évaluation externe, et qu’il n’interviendra pas dans l’année qui suit la visite d’évaluation. Chacun des intervenants de l’organisme doit faire une déclaration personnelle d’intérêts, et l’organisme doit veiller à ce que les intervenants mobilisés n’aient pas de liens directs ou indirects avec l’ESSMS évalué, son association gestionnaire, des ESSMS du même département, ou encore des autorités de tarification et de contrôle. Les organismes doivent également fournir des garanties concernant la confidentialité des données recueillies ainsi que l’anonymat pour les personnes ayant pris part à l’évaluation.

Afin de garantir le professionnalisme des évaluateurs externes, il est par ailleurs demandé à l’organisme des références professionnelles dans le secteur social et médico-social et plus précisément en matière de missions d’évaluations. Un membre désigné de l’organisme doit également  assister à une journée annuelle d’information sur l’évaluation des ESSMS, organisée par la HAS. Des exigences sont également posées concernant les compétences des intervenants mobilisés pour la réalisation des visites d’évaluation et des rapports qui les accompagnent, l’accent étant notamment mis sur les qualités relationnelles à mobiliser dans le lien avec les personnes accompagnées et les professionnels.

Concernant la réalisation des évaluations, le cahier des charges pose pour principe que l’organisme évaluateur externe doit mobiliser les outils et méthode partagés par la HAS (référentiel, manuel et procédure d’évaluation, plateforme Synaé). La présence de deux intervenants de l’organisme est requise pour chaque mission d’évaluation, et la sous-traitance est interdite pour la réalisation des missions. Dans le cas où les intervenants constatent dans le cadre de leurs missions des manquements qui mettent en danger la sécurité des personnes accompagnées, l’organisme est dans l’obligation d’alerter le représentant légal de l’ESSMS et la ou les autorités compétentes.

Enfin, en lien avec l’accréditation Cofrac, l’organisme doit partager sur Synaé l’attestation de recevabilité de la demande d’accréditation, puis son attestation d’accréditation s’il l’obtient, afin d’être identifié dans la liste des organismes autorisés à procéder aux évaluations, et ainsi pouvoir être contacté par des ESSMS dans le cadre de leurs mises en concurrence. En cas de suspicion de non-conformité de l’organisme évaluateur externe aux exigences posées par le Cofrac et la HAS, un signalement peut être fait par l’autorité de tarification et de contrôle ou par un ESSMS et aboutir in fine à un retrait de la liste des évaluateurs externes publiée par la HAS.

A noter que la mise en ligne de ce cahier des charges intervient suite à la publication du décret relatif à l’accréditation des organismes évaluateurs externes. Plusieurs juristes spécialistes du secteur social et médico-social avaient souligné le caractère illégal du décret, et considèrent à ce titre que le cahier des charges publié par la HAS est également illégal (voir par exemple ce décryptage). D’après ces analyses, le fondement juridique du nouveau dispositif serait donc fragilisé et pourrait donner lieu à d’éventuels recours d’organismes évaluateurs.

La FAS partage par ailleurs l’inquiétude que la double exigence d’habilitation et d’accréditation risque de provoquer une restructuration forte du « marché » de l’évaluation, avec un nombre plus réduit d’évaluateurs accrédités, ce qui signifie pour les structures gestionnaires un choix plus contraint et de possibles délais rallongés pour la réalisation des évaluations.

Organisation de webinaires par la HAS

La HAS a organisé le 9 mai dernier un webinaire de présentation du nouveau dispositif d’évaluation. Le replay est désormais accessible en ligne, ainsi que le support de présentation.

La HAS organise par ailleurs un nouveau webinaire, cette fois-ci dédié aux organismes évaluateurs, le lundi 30 mai.