Covid-19 : Adaptation des procédures et des dispositions réglementaires pour les ESSMS

Dans une instruction publiée le 27 avril 2020, la direction générale de cohésion sociale (DGCSDGCSDirection générale de la Cohésion sociale) détaille certaines mesures d’adaptation pour les services et établissements sociaux et médico-sociaux (ESSMS) et les lieux de vie et d’accueil qui ont été prises par voie d’ordonnances dans le cadre de l’état d’urgence sanitaire.

La circulaire présente les mesures particulières de sécurisation financière prévues pour l’ensemble des ESSMS et les mesures d’allègement en matière budgétaire et comptable. Voir le détail de ces mesures : Sécurisation financière des ESSMS : instruction DGCS et prise en compte des surcoûts Covid-19.

Elle comporte également des indications quant aux aménagements durant la période d’épidémie des procédures d’inspection, aux délais applicables à la procédure d’autorisation des ESSMS et aux évaluations internes et externes, ainsi qu’aux délais d’approbation des frais de siège et projet d’investissement.

  • Les procédures d’inspection

L’instruction distingue selon les situations. En cas de situation grave, les inspections dans les services et établissements doivent être maintenues et réalisées. Les inspections programmées doivent en revanche être suspendues durant la période d’état d’urgence sanitaire.

Pour les inspections en cours, l’instruction indique que les délais de réponse des gestionnaires à l’injonction faite par l’autorité administrative qui expirent entre le 12 mars 2020 et la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire sont reportés « dans un délai qui ne peut excéder, à compter de la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire, le délai imparti par l’autorité de contrôle pour agir ». Mais, ce report ne s’applique pas aux injonctions qui nécessitent une mise en œuvre immédiate.

Il est également précisé que les visites sur site doivent être évitées, notamment lorsque l’accueil de personnes est maintenu dans ces locaux.

  • La communication des évaluations internes et externes relatives à la qualité des ESSMS

En application de l’ordonnance n° 2020-306 du 25 mars 2020 relative à la prorogation des délais échus pendant la période d'urgence sanitaire et à l'adaptation des procédures pendant cette même période, les résultats d’évaluation interne et externe dont la communication aux autorités d’autorisation est prévue entre le 12 mars 2020 et un mois après la fin de l’état d’urgence sanitaire peuvent être communiqués dans un délai de deux mois après la fin de l’état d’urgence sanitaire.

  • L’aménagement des délais applicables au régime juridique de l’autorisation des ESSMS

L’instruction précise que les règles de report des délais applicables pendant l’état d’urgence sont pour les ESSMS celles définit spécifiquement par l’ordonnance n°2020-313 du 25 mars 2020. Elle prévoit en effet une prorogation de 4 mois supplémentaires des délais prévus « en application des procédures administratives, budgétaires ou comptables, expirant entre le 12 mars 2020 et la date de cessation de l'état d'urgence sanitaire ».

Selon l’instruction, ce report des délais de 4 mois s’applique ainsi :

-          Aux procédures d’appel à candidature pour les projets de créations, d’extensions ou de transformations de places en cours ou à venir durant la période d’état d’urgence sanitaire (ex : CHRSCHRSCentre d’hébergement et de réinsertion sociale, LHSSS, ACTACTAppartement de Coordination Thérapeutique/ ACTACTAppartement de Coordination Thérapeutique « un chez soi d’abord » etc).

  • Le délai de dépôt des dossiers de candidature mentionné dans l’avis d’appel à projet est ainsi prolongé de 4 mois.
  • Il est de même du délai donné à l’autorité compétente pour délivrer l’autorisation (étant précisé que cette dernière peut prendre la décision avant la fin de ce report).
  • Les mandats des membres de la commission de sélection et d’information d’AAP qui expirent entre le 12 mars 2020 et la fin de l’état d’urgence sanitaire, sont également prorogés de quatre mois.

A noter que l’instruction mentionne une prorogation de 30 jours et non de 4 mois concernant certains délais notamment de convocation de la commission de sélection et d’information et d’instruction des dossiers de candidature. Ces délais devront être confirmés à l’occasion d’une modification des ordonnances.

-          Aux demandes d’autorisation sans procédure d’appel à projet. Dans ce cadre, l’administration bénéficie d’une prolongation de 4 mois de son délai de réponse à la demande d’autorisation présentée par un gestionnaire. En cas de rejet de la demande d’autorisation, le délai de 2 mois accordé au gestionnaire pour demander la communication des motifs du rejet est également prorogé de 4 mois.

-          Aux procédures de cession d’autorisation. Le délai de réponse de l’autorité administrative aux demandes d’accord de cession de l’autorisation est prorogé de 4 mois

-          Aux hypothèses de caducité de l’autorisation

-          A la durée de l’autorisation des établissements et services expérimentaux. L’autorisation de ces établissements qui prendrait fin entre le 12 mars 2020 et la fin de l’état d’urgence sanitaire, est donc aussi prolongée de quatre mois

  • La suspension des délais d’approbation des frais de siège, des programmes d’investissement et des décisions budgétaires modificatives

L’instruction indique une suspension, et non une prolongation, de certains délais concernant des décisions devant arriver à échéance entre le 12 mars 2020 et la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire.

Les délais d’approbation des programmes d’investissement et de leurs plans de financement, des renouvellements de frais de siège et des décisions budgétaires modificatives sont ainsi suspendus durant cette période et repoussés d’autant.

Enfin, l’instruction rappelle les règles d’adaptation relatives aux réunions et délibérations des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé prévues par l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020, ainsi que les règles aménagées en matière comptables et définies par l’ordonnance n° 2020-318 du 25 mars 2020. Elle signale à ce titre le guide « Tenir son AG et respecter les délais comptables dans le contexte de la crise du Covid-19 » du ministère de l’économie et des finances, disponible sur son site.

Les informations prévues dans cette instruction devraient être consolidées et complétées à l’occasion des prochaines modifications des ordonnances d’adaptation prises pendant l’état d’urgence sanitaire.

Voir > INSTRUCTION N° DGCS/5C/2020/54 du 17 avril 2020 relative à l’assouplissement des dispositions règlementaires, notamment budgétaires et comptables, applicables aux établissements et services sociaux et médico-sociaux issu de l’ordonnance n° 2020-313 du 25 mars 2020 relative aux adaptations des règles d’organisation et de fonctionnement des établissements sociaux etmédico-sociaux, prise en application de la loi n° 2020-290 du 23 mars 2020 d’urgence pour faire face à l’épidémie de covid-19

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